Una volta sulla mia scrivania c’era molto disordine, era ingombra di tutte le cose su cui stavo lavorando e anche di cose di cui non avevo bisogno:appunti, post-it, numeri di telefono, carte da conservare, pile di cose che avrei dovuto lavorare in un secondo tempo.
Ero troppo impegnato per mettere le cose al loro posto e quando lo facevo l’ordine non durava a lungo. Oggi è tutta un’altra storia. La mia scrivania è sempre in ordine, ci tengo solo le cose su cui sto lavorando e un quaderno e una penna per annoatare appunti, idee, e cose da fare che saltano fuori in quel momento.
E’ una sensazione di libertà che mi tranqullizza che riduce lo stress e il caos rende le cose più facili da trovare e mi rende più efficiente e produttivo.
Come è avvenuta questa trasformazione? Beh non è stato un percorso facile e sono migliorato nel corso degli anni ma i passaggi fondamentali li ho scritti di seguito. La cosa più importante da ricordare che bisogna disporre di un sistema che devi imporre a te stesso di seguire. In caso contrario una volta pulita la scrivania questa poco dopo torna ad essere disordinata come prima.
Il mio sistema attuale è stato tratto quasi completamente da “Detto, fatto!” di David Allen. Ed è un libro da leggere se non lo hai ancora fatto.
Ecco il sistema:
-
In primo luogo prendi tutto ciò che è presente sulla tua scrivania e nei tuoi cassetti e forma una grande pila. Metti tutto temporaneamente in un contenitore o forma una pila accanto alla scrivania.Mettici tutto e poi smista con le modalità indicate sotto.
-
Inizia a smistare la pila dall’alto verso il basso. Non cambiare l’ordine, non dimenticare nessun foglio di carta e nemmeno devi più rimetterlo nel contenitore o sulla pila. Fai con quel foglio di carta quel che devi fare poi passa al successivo. Le opzioni sono: buttare,archiviare o metterlo in una cartellina dove ci sono le cose da fare dopo. Devi farlo nell’ordine indicato. Dovresti completare questo lavoro in 2 minuti.
-
Per tenere la scrivania pulita devi ripetere questo processo una volta al giorno. Farlo a fine giornata è meglio ma io tendo a farlo durante il giorno. Una volta che hai smistato le carte la tua scrivania sarà pulita e ordinata. Hai buttato, archiviato o in qualche modo messo tutto al proprio posto? tienila così.Devi seguire questo sistema: metti tutto in pila o in un contenitore, poi smista un pezzo alla volta con una delle azioni descritte al punto 2. Se un pezzo è nella tua lista di cose da fare, puoi tenerlo in una cartellina “Azione”. Ma devi regolarmente svuotare questa cartellina (una volta al giorno o alla settimana) per essere sicuri che rimanga pulita.
È tutto qui. Hai un numero su un post-it? Non lasciarlo sulla scrivania. Archivialo sul telefono o sul computer. Hai qualcosa su cui devi lavorare dopo? Non tenerlo sulla scrivania. Mettilo nella tua lista di cose da fare, e inserisci il foglio nella cartellina “Azione”. Archivia o butta tutto il resto. Non farti prendere dai sentimentalismi. Getta tutto quello che non ti serve in uno di quei bei sacchi neri dell’immondizia.
Lasciare cose sulla tua scrivania significa procrastinare. Se rimandi, le cose si accumuleranno sicuramente sulla scrivania. Decidi subito cosa farne, agisci.Quello che ho descritto è una buona abitudine da imparare ma ci vuole tempo.
Non è facile ma basta ricordare a te stesso che devi a farlo e poi agisci. Presto diventerà un’abitudine a cui non potrai rinunciare. E credimi, quando ti abituerai ad avere la scrivania ordinata, non vorrai più abbandonare quest’abitudine.
Libera traduzione dell’articolo: 3 Steps to a Permanently Clear Desk scritto da Leo Babauta su Zen Habits
